La transformación digital y la innovación son conceptos que van íntimamente relacionados.
En las oficinas es posible ya trabajar sin papel si somos capaces de ayudarnos de las herramientas innovadoras que existen en el mercado. Se pueden generar todos los procesos de gestión empresarial tal y como venían haciéndolo hasta ahora pero sin ver un sólo papel.
La pregunta es: cómo podemos incorporar la innovación en nuestros procesos para llegar a una transformación digital integral?
Lo primero y fundamental es hacer un análisis de la compañía que quiera implementar soluciones para llegar a la digitalización integral con el objetivo de buscar las mejores herramientas aplicables a su caso particular tanto en el plano de la efectividad como en el plano económico.
Hay que saber cómo funcionan todos los departamentos y analizar cómo se interrelacionan entre ellos para que el flujo de trabajo sea cómodo, rápido y práctico.
DE QUÉ HERRAMIENTAS DISPONEMOS??
En el mercado existen ya soluciones que nos llevan a poder trabajar con papel 0 en nuestras oficinas.
Podemos implementar soluciones informáticas que nos permiten crear flujos de aprobación dentro de nuestro negocio donde cada documento, proyectos… sea cual sea su naturaleza, estará disponible a través del software al que puede acceder cada una de las personas involucradas en el proceso desde cualquier punto en el que se encuentre. Sólo hace falta un «click» para dar su aprobación, evitando así el traslado de papeles de un lugar a otro y el riesgo de pérdida, su archivo en espacios que nunca son suficientes y que cada vez nos comen más terreno o que las firmas se dilaten mucho en el tiempo lo que puede dar una imagen de poca efectividad.
Estas soluciones son adaptables a lo que necesite la compañía, y perfectamente integrables en el ERP del cliente.
En el caso concreto de las facturas, se pueden digitalizar con un software homologado por las diferentes Haciendas para que se pueda proceder a su destrucción sin perjuicio de que lo que tenemos archivado digitalmente sea completamente legal de cara a Hacienda o un juicio. Se trata de la digitalización certificada de facturas.
También es posible la contabilización automática de facturas donde el administrativo pasa de ser un mero picador de datos a ser un supervisor. Las horas que el trabajador destina a la contabilización factura a factura, las hace ahora la máquina y él sólo tiene que revisar que todo se haya llevado a cabo correctamente. Esto supone que tiene más tiempo para dedicarse a tareas más productivas como por ejemplo realizar análisis de todos los datos que se pueden extraer de las aplicaciones para poder dar un mejor servicio a los clientes.
Otra herramienta de la que disponemos es la plataforma de firma biométrica.
A través de esta herramienta se nos facilita el envío de cualquier documento a cualquier persona todo a través del email. La firma puede realizarse desde cualquier dispositivo, ya sea móvil o fijo sin necesidad de instalar nada adicional. El emisor del documento que un tercero tiene que firmar ve en todo momento la trazabilidad de dicho documento, teniendo un control en tiempo real de las acciones del firmante. Se puede ver cuándo ha abierto el documento, cuándo lo ha leído, se puede ver la geolocalización, si se quiere, y cuándo se ha producido la firma.
El tipo de firma puede ser de dos maneras, bien con código OTP ( con un sms que te llega al móvil ) bien con firma biométrica, es decir, firmando con el dedo en el recuadro que te sale para tal efecto. Las dos firmas están respaldadas por un certificado donde se puede ver toda la trazabilidad del proceso de firma y que es el que dota a dicha firma de total validez legal.
La transformación digital ya está aquí y ha venido para quedarse. No podemos o mejor dicho, no debemos mirar para otro lado porque cuando queramos mirar de frente al cambio, quizá sea demasiado tarde.
Como dice la sabiduría popular, no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy. El que antes se pone las pilas es el que adquiere el liderazgo en su sector.
Y tú, qué papel quieres jugar?